Spis treści
Przemawianie przed publicznością często bywa sporym wyzwaniem. Wielu z nas na samą myśl o wystąpieniu publicznym odczuwa duży stres, a nawet lęk. Nic dziwnego, niewiele osób jest urodzonymi mówcami – często nawet profesjonaliści podkreślają, jak wiele pracy wymagało od nich wypracowanie umiejętności ciekawego przemawiania i tworzenia prezentacji, które angażują widownię. Dlaczego prezentacje publiczne są takie ważne? Wierzymy, że każdy mówca (lub potencjalny mówca) ma do przekazania niezwykle istotne informacje, które mogą wpłynąć na świat, a na pewno na słuchaczy. Oczywiście musi zostać spełnionych kilka warunków. Przede wszystkim prezentacja musi się odbyć – jeżeli nie przełamiemy swoich słabości, to nikt nie usłyszy o wspaniałych pomysłach, odkryciach lub przełomowych rozwiązaniach, które udało nam się opracować. Jednak warto pamiętać, że aby przekaz prezentacji trafił do odbiorców, wystąpienie powinno być przygotowane w profesjonalny sposób. Najsilniejszym narzędziem prelegenta jest prezentacja multimedialna. Porządkuje wypowiedź, pozwala zaakcentować ważniejsze informacje, a także czyni wystąpienie ciekawszym i atrakcyjniejszym. Prezentacje multimedialne używane są zarówno podczas konferencji biznesowych, wystąpień naukowych na uniwersytetach, jak i w czasie firmowych spotkań. Jak przygotować prezentację multimedialną, która będzie skuteczna? Tworzenie prezentacji na konferencje to niełatwe zadanie – świadczą o tym liczne publikacje, jakie powstały na ten temat. Postanowiliśmy jednak stworzyć krótki poradnik, bazujący na doświadczeniu, jakie przez lata zdobyliśmy, jako agencja reklamowa.
ZANIM STWORZYSZ PREZENTACJĘ MULTIMEDIALNĄ
Tworzenie prezentacji multimedialnej należy zacząć od… dobrego nastawienia. Wystąpienie to komunikat, w którym Ty pełnisz funkcję nadawcy, a audytorium jest odbiorcą. W czasie trwania komunikatu łączy Was pewna więź. Warto sprawić, by odbiorca czuł, że to o czym mówisz jest autentyczne, że jesteś w stu procentach przekonany do proponowanych rozwiązań czy przedstawianych wizji. Błędem jest zakładanie z góry, że prezentacja nikogo nie zaciekawi. Niestety, jako agencja reklamowa, często spotykamy się z brakiem wiary w sens prezentacji ze strony prelegentów. Swoje nastawienie argumentują tym, że przecież pewnie nikt nie zainteresuje się prezentacją, więc szkoda energii. To błędne nastawienie – jeżeli też takie masz, koniecznie je zmień, zanim zabierzesz się za planowanie wystąpienia! Dobrze przygotowane wystąpienie wraz z prezentacją multimedialną pozwala w przystępny sposób zapoznać odbiorców z dużą ilością technicznych informacji i suchych danych, pomoże też w staraniach o uzyskanie budżetu dla projektu, czy w przekonaniu zarządu o słuszności danego przedsięwzięcia.
JAK DŁUGO TRWA TWORZENIE PREZENTACJI? DIY VS AGENCJA REKLAMOWA
Wiele osób traktuje prezentację marginalnie, jako zło ostateczne. W związku z tym poświęcają na jej przygotowanie niewiele czasu. Najgorszym z możliwych rozwiązań, jest przygotowywanie prezentacji w przeddzień wystąpienia – wówczas ani prezentacja, ani prelegent nie zrobią dobrego wrażenia na odbiorcach. Warto pomyśleć o prezentacji, jako o najlepszym sposobie pokazania swoich osiągnięć, badań i okazji, by przekonać zarząd lub zespół badawczy o sensie projektu. Jeżeli więc to co robisz, jest dla Ciebie ważne i chcesz przekonać o tym innych, poświęć więcej niż jeden wieczór na przygotowanie prezentacji.
Zdajemy sobie sprawę, że nie każdy ma doświadczenie w tworzeniu prezentacji na konferencje. Dlatego też agencje reklamowe (takie jak nasza) specjalizujące się w projektowaniu graficznym oferują wsparcie swoim klientom, zajmując się tworzeniem prezentacji multimedialnych na konferencje. Powierzenie tego zadania agencji reklamowej pozwoli Ci oszczędzić czas – nie musisz poznawać funkcji programu do tworzenia prezentacji i przez wiele godzin tworzyć slajdów. Wystarczy, że przedstawisz agencji reklamowej swoją wizję i przekażesz dane i informacje, jakie mają znaleźć się w prezentacji.
USTAL CEL PREZENTACJI I GRUPĘ ODBIORCÓW
Niezależnie od tego, czy przygotowujesz prezentację samodzielnie, czy powierzysz to zadanie agencji reklamowej, warto na wstępie zastanowić się nad celem prezentacji. Powinien to być konkretny problem, zagadnienie. Wówczas przekaz prezentacji będzie jasny.
Bardzo istotne jest też ustalenie grupy odbiorców – ponieważ od tego zależy sposób przekazywania informacji. Warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań – czy odbiorcy są zaznajomieni z tematem, czy może słyszą o danym zagadnieniu, produkcie pierwszy raz? Czy słuchacze to współpracownicy z firmy, członkowie zarządu, czy może uczestnicy konferencji? Wiedząc do kogo się zwracasz, łatwiej dopasować sposób przedstawienia danych, a także język prezentacji. Myśląc o audytorium, warto też wziąć pod uwagę różne typy odbiorców. Część osób lepiej zapamiętuje informacje, gdy są podane one w sposób graficzny, inni wolą usłyszeć dane. Odpowiednio przygotowana prezentacja powinna trafiać zarówno do wzrokowców, jak i do słuchowców – to zwiększy siłę przekazu.
JAK PRZYGOTOWAĆ CIEKAWĄ PREZENTACJĘ NA KONFERENCJĘ?
Niestety chyba każdy ze specjalistów naszej agencji reklamowej spotkał się w życiu z nudną prezentacją. Nieciekawa prezentacja tylko zniechęci audytorium. Żeby zyskać i utrzymać uwagę (to dopiero sztuka!) słuchaczy należy pamiętać o kilku ważnych zasadach. Przede wszystkim o prezentacji warto myśleć, jak o historii, którą chcemy opowiedzieć. Na początku takiej historii należy określić problem, z jakim przyszło się zmierzyć. Następnie opowiedz o testowanych rozwiązaniach – zarówno tych, które zakończyły się sukcesem, jak i porażką, do jakich wniosków Cię doprowadziły. W zakończeniu historii opowiedz o najlepszym rozwiązaniu problemu i drodze do jego odkrycia. Uwielbiamy historie i mają one wielką moc niesienia informacji. Dane przekazane w formie historii będą znacznie lepiej zapamiętane przez publiczność niż suche fakty.
Tworząc prezentację i budując historię, nie zapominaj o stronie graficznej prezentacji. Czasy wypunktowanych równoważników zdań na gradientowym tle dawno przeszły do lamusa. Jeżeli chcesz, by prezentacja (i przekaz w niej zawarty) była potraktowana poważnie, musi wyglądać profesjonalnie. Jeżeli jest to prezentacja firmowa, warto by kolorystyka graficznego tła nawiązywała do identyfikacji wizualnej firmy. Graficzna strona prezentacji powinna być dopasowana do tematyki prezentacji – zarówno obrazy, ilustracje, jak i użyte kolory. Ważne by użyte grafiki były wysokiej jakości – widoczne piksele w żaden sposób nie uatrakcyjnią wystąpienia. Najważniejszy jednak w tym wszystkim jest umiar. Przeładowanie prezentacji treścią i obrazem wprowadzi chaos, a odbiorcy będą mieć problem ze skupieniem się na celu przekazu.
TWORZENIE PREZENTACJI – KAŻDY SLAJD MA ZNACZENIE
Przygotowując projekt prezentacji, należy pamiętać o specyficznej strukturze, jaką charakteryzuje się ta forma przekazu. Na prezentację składają się następujące elementy:
- slajd tytułowy – to miejsce, na przedstawienie prelegenta i tematu prezentacji
- agenda – to spis treści, plan wypowiedzi
- slajdy właściwe – czyli zawierające konkretne dane i informacje
- slajd końcowy – warto na nim umieścić dane kontaktowe
Budowa każdego slajdu ma znaczenie. Dlatego wszystkie powinny być wykonane z tą samą starannością, w tym samym stylu i kolorystyce. W prezentacji używamy też konsekwentnie tego samego fontu. Wówczas uzyskamy efekt spójności, uporządkowania i przejrzystości.
Najważniejsza zasada prezentacji brzmi – jeden slajd, jedna idea. Unikaj przeładowania informacjami na slajdach, ponieważ zwiększa to ryzyko, że odbiorcy bardziej będą zastanawiać się nad tym, co jest napisane na slajdzie, niż na tym, co chcesz im przekazać. Pamiętaj, że prezentacja to wsparcie dla mówcy, a nie zastępstwo. Na slajdzie powinny znaleźć się najistotniejsze idee, które rozwiniesz w swoim przemówieniu. Unikaj przedstawiania danych, jako suchych liczb – niewiele osób je zapamięta. W tym przypadku do większości osób znacznie lepiej przemawiają obrazy, dlatego diagram będzie bardziej trafnym rozwiązaniem.
Minimum treści (blok tekstu tylko odciąga uwagę od mówcy), wzmocnienie idei adekwatną grafiką – brzmi prosto, prawda?
Jednak stworzenie angażujących slajdów jest bardziej złożonym procesem, niż może się wydawać. Nie wystarczy zrobić wypunktowania i dołączyć atrakcyjnej grafiki. W przygotowaniu profesjonalnej prezentacji na konferencje niejednokrotnie przydaje się wiedza z zakresu eye trackingu, a także oddziaływania kolorów na odbiorców. Odpowiednie rozmieszczenie tekstu i spójne połączenie z elementami graficznymi, takimi, jak tło, grafiki, ilustracje, strzałki, wykresy wymaga nie tylko estetycznego wyczucia, ale również wiedzy o doświadczeniu użytkownika (User Experience).
CZY PROFESJONALNA PREZENTACJA TO GWARANTOWANY SUKCES?
Pamiętaj, że prezentacja multimedialna to jedynie narzędzie (choć niezwykle pomocne), jakie masz do dyspozycji w czasie wystąpienia. Atrakcyjnie graficzna prezentacja przyciąga wzrok, co pomaga utrzymać zainteresowanie widzów, jednak nie zastąpi mówcy! Żeby osiągnąć sukces, należy dobrze przygotować się do prezentacji. Powtórz kilka razy treść prezentacji, by zachować kolejność i porządek. Unikaj czytania z kartki, ale nie ucz się też przemówienia na pamięć, staraj się mówić naturalnie o swoim projekcie, spostrzeżeniach. A najważniejsze uwierz w siłę dobrej prezentacji – może być ona świetnym zwieńczeniem całego projektu!
